Dane firmy
Nazwa, NIP, adres, rachunek bankowy i ustawienia faktury powinny być gotowe przed pierwszym dokumentem.
Pierwsza faktura i KSeF
Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku.
Wystawienie faktury w KSeF nie musi zaczynać się od technicznych ustawień. W praktyce chodzi o poprawne dane firmy, klienta, pozycje faktury, status KSeF, PDF/XML i porządek dla księgowej. W fakturyPRO mała firma może zacząć bezpłatnie od Start KSeF.
W skrócieAby wystawić fakturę w KSeF, przygotuj dane firmy i klienta, dodaj pozycje, sprawdź dokument, obsłuż KSeF i zachowaj PDF/XML oraz status dla siebie lub księgowej.
Dla kogoJDG, freelancer, mała firma, usługi B2B, firma bez VAT, VATowiec i każdy, kto chce zacząć z fakturami online bez instalacji.
Najczęstszy wybórStart KSeF przy pierwszych fakturach, Solo przy większej liczbie dokumentów, Firma przy kosztach, płatnościach, banku i księgowej.
Co przygotować przed wystawieniem faktury?
Najwięcej błędów bierze się z pośpiechu przy danych i kwotach, nie z samej obsługi programu.
Dane klienta
Sprawdź nazwę, NIP, adres i ewentualne szczególne dane nabywcy, zanim wyślesz fakturę dalej.
Pozycje faktury
Wpisz jasną nazwę usługi lub produktu, ilość, cenę, stawkę VAT i termin płatności.
Typ dokumentu
Przy zwykłej sprzedaży wystawiasz fakturę. Przy zaliczkach, korektach i rozliczeniach warto zachować osobny porządek.
Jak wygląda wystawienie faktury?
Najlepiej przejść spokojnie przez cztery proste kroki.
1Uzupełnij dane firmy. Wpisz dane sprzedawcy, numer konta i podstawowe ustawienia faktury.
2Dodaj klienta i pozycje. Wprowadź nabywcę, nazwę usługi lub produktu, ilość, cenę i stawkę VAT.
3Sprawdź fakturę przed wysyłką. Zweryfikuj daty, kwoty, dane nabywcy i typ dokumentu, szczególnie przy zaliczkach lub korektach.
4Obsłuż KSeF i dokumenty. Po przygotowaniu faktury pilnuj statusu KSeF, pobierz PDF/XML i przekaż dokumenty księgowej, jeśli tego potrzebuje.
Kiedy wybrać pakiet?
Nie każda firma potrzebuje od razu płatnego pakietu. Warto dobrać go do liczby faktur i tego, co dzieje się po wystawieniu dokumentu.
Start KSeF0 zł, do 10 faktur miesięcznie. Dobry wybór na pierwsze faktury, PDF/XML, KSeF i publiczny podgląd dokumentu.
Solo14 zł miesięcznie. Dla większej liczby faktur, stałych usług, faktur cyklicznych, przypomnień i eksportu.
Firma29 zł miesięcznie. Dla firm, które chcą mieć w jednym miejscu faktury, koszty, płatności, bank i dokumenty dla księgowej.
PRO Automatyzacja49 zł miesięcznie. Dla sklepów, hurtowni i firm, które chcą łączyć faktury z zamówieniami lub własnym systemem.
Powiązane poradniki
Jeżeli Twoja faktura nie jest zwykłym dokumentem sprzedaży, sprawdź osobne ścieżki.
Faktura zaliczkowa KSeF
Gdy klient płaci część kwoty przed końcowym rozliczeniem.
Faktura korygująca KSeF
Gdy trzeba poprawić fakturę już po KSeF.
Program do faktur online z KSeF
Gdy chcesz porównać pakiety i szerszy sposób pracy.
Najczęstsze pytania
Krótkie odpowiedzi dla osób, które chcą wystawić pierwszą fakturę w KSeF.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Najpierw uzupełnij dane firmy i klienta, dodaj pozycje sprzedaży, sprawdź kwoty i przygotuj fakturę. Potem obsłuż KSeF w programie, pobierz PDF/XML i pilnuj statusu dokumentu.
Czy mała firma musi kupować płatny program do KSeF?
Nie zawsze. Jeżeli wystawiasz do 10 faktur miesięcznie i potrzebujesz prostego startu, Start KSeF w fakturyPRO jest bezpłatny. Płatny pakiet ma sens dopiero wtedy, gdy rośnie liczba dokumentów albo dochodzą płatności, koszty, bank lub księgowa.
Kiedy wystarczy Start KSeF?
Start KSeF wystarczy, gdy masz mało faktur, chcesz wystawić dokument online, obsłużyć KSeF, pobrać PDF/XML i dać klientowi podgląd faktury bez opłat.
Kiedy przejść na Solo albo Firma?
Solo warto wybrać przy większej liczbie faktur, stałych klientach, przypomnieniach i eksporcie. Firma jest lepsza, gdy poza sprzedażą chcesz porządkować koszty, bank, płatności i dokumenty dla księgowej.
Czy fakturyPRO zastępuje księgową?
Nie. fakturyPRO pomaga wystawiać i porządkować dokumenty, ale nie zastępuje księgowej przy decyzjach podatkowych, nietypowych stawkach, zaliczkach, korektach albo szczególnych przypadkach.
Czy fakturę po KSeF można poprawić?
Faktury przyjętej w KSeF nie traktuj jak zwykłego szkicu do edycji. Jeżeli trzeba poprawić istotne dane sprzedaży, zwykle potrzebna jest faktura korygująca.
Wystaw pierwszą fakturę od Start KSeF.
Jeżeli masz mało dokumentów, zacznij bezpłatnie. Gdy dojdą koszty, bank, płatności albo księgowa, wybierzesz większy pakiet.